Cheat sheet: le funzionalità indispensabili di Excel 2016

Precedente 1 2 Pagina 2 Pagina 2 di 2

Condivisione semplice con la versione desktop di Excel

Nel marzo 2016, la versione desktop di Excel è stata dotata di una funzionalità chiamata Condivisione semplice e alcuni osservatori del settore credevano che la collaborazione live per Excel fosse finalmente arrivata. Ahimè, non lo è. Invece, è solo un modo per le persone di utilizzare più facilmente le funzionalità di condivisione che sono esistite in una forma o nell'altra da Excel 2007. La condivisione in Excel è sempre stata complicata e la funzionalità Condivisione semplice in Excel 2016 non semplifica notevolmente . Tuttavia, se lavori spesso con altri su fogli di calcolo, potresti provarlo.

Per prima cosa devi preparare una cartella di lavoro per la condivisione. (Tieni presente che non puoi condividere cartelle di lavoro con tabelle di Excel al loro interno e ci sono altre limitazioni per quanto riguarda la formattazione e le funzionalità che possono essere eseguite in una cartella di lavoro condivisa.)

Nella cartella di lavoro che desideri condividere con altri, fai clic su Rivedi sulla barra multifunzione, quindi su Condividi cartella di lavoro e, nella scheda Modifica della schermata visualizzata, seleziona la casella accanto a "Consenti modifiche da parte di più utenti contemporaneamente tempo. Ciò consente anche l'unione delle cartelle di lavoro. " Quindi, nella scheda Avanzate sullo schermo, seleziona il modo in cui desideri tenere traccia delle modifiche e gestire le modifiche apportate da altri, ad esempio per quanto tempo conservare la cronologia delle modifiche nel documento. Quando hai finito, fai clic su OK.

È ora possibile condividere la cartella di lavoro con altri, vedere le modifiche apportate da tutti dopo averle apportate e decidere quali mantenere e quali scartare. Niente di tutto questo è nuovo: era tutto disponibile nelle versioni precedenti di Excel. Ma con Condivisione semplice, è più facile condividere il file stesso, perché lo archivi in ​​una posizione cloud a cui tutti possono accedere e quindi lo condividi con altri.

Per usare Condivisione semplice, salva prima il file in un account OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint. (Questi sono gli unici servizi che funzionano con Condivisione semplice.) A tale scopo, fare clic su File> Salva con nome e selezionare l'account OneDrive o SharePoint appropriato.

Dopo averlo fatto, fai clic sull'icona Condividi nell'angolo in alto a destra della cartella di lavoro. Il riquadro Condividi viene visualizzato a destra. Il riquadro Condividi è probabilmente il motivo per cui alcune persone credono erroneamente che Excel offra la collaborazione in tempo reale, perché è lo stesso riquadro di condivisione che Word, PowerPoint e OneNote utilizzano per la collaborazione. La differenza è che nel caso di Excel, sarai in grado di utilizzare il riquadro solo per consentire a qualcun altro di accedere al documento: non ti consentirà di eseguire la collaborazione in tempo reale.

Nella parte superiore del riquadro Condividi, digita gli indirizzi email delle persone con cui desideri condividere il documento nella casella "Invita persone" o fai clic sull'icona del taccuino per cercare le persone da invitare nell'elenco dei contatti. Una volta che gli indirizzi delle persone sono nella casella, viene visualizzato un menu a discesa che ti consente di scegliere se consentire ai tuoi collaboratori di modificare il documento o solo di visualizzarlo. Sotto il menu a discesa, puoi anche digitare un messaggio che viene inviato alle persone con cui stai condividendo il documento. Quando hai finito, fai clic sul pulsante Condividi.

Tieni presente che puoi assegnare diversi privilegi di modifica / visualizzazione a persone diverse, ma solo se invii email diverse a ciascuna. In ogni singola email che invii, puoi scegliere solo di modificare o visualizzare, e questo vale per tutti i messaggi di posta elettronica. Quindi, per assegnare privilegi diversi a persone diverse, invia loro singole email invece di raggrupparle tutte in un'unica email.

Viene inviata un'e-mail con un collegamento al file alle persone che hai designato. Tieni presente che questa è la portata completa di ciò che fa Simple Sharing: dopo che l'email è stata inviata, utilizzi le stesse funzionalità di condivisione già esistenti in Excel prima della versione 2016, come illustrerò di seguito.

Le persone con cui condividi il file devono fare clic sull'icona del file nella loro e-mail per aprirlo. Possono consultare il foglio di lavoro, ma se vogliono modificarlo, dovranno salvarne una copia nella stessa cartella in cui l'hanno aperto. L'originale stesso sarà di sola lettura per loro.

I tuoi collaboratori apportano le modifiche desiderate nella loro copia del foglio di lavoro e la salvano. Quindi apri il foglio di lavoro originale e puoi unire le modifiche nella loro copia del foglio di lavoro con il foglio di lavoro originale. Prima di poterlo fare, tuttavia, è necessario eseguire questi passaggi:

1. Fare clic sull'icona Personalizza barra degli strumenti di accesso rapido. È la quarta icona da sinistra (una freccia verso il basso con una linea orizzontale sopra) sulla barra degli strumenti di accesso rapido, che si trova nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. Nella schermata visualizzata, fai clic su Altri comandi.

2. Nella schermata visualizzata, vai alla casella a discesa "Scegli comandi da" e seleziona "Tutti i comandi".

3. Scorrere l'elenco, selezionare Confronta e unisci cartelle di lavoro e fare clic sul pulsante Aggiungi al centro dello schermo.

4. Fare clic sul pulsante OK nella parte inferiore dello schermo.

L'icona Confronta e unisci cartelle di lavoro ora appare sulla barra degli strumenti Accesso rapido come un cerchio.

Nel foglio di lavoro originale che hai condiviso, fai clic sull'icona Confronta e unisci cartelle di lavoro. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo "Seleziona file da unire nella cartella di lavoro corrente", fare clic sulla copia della cartella di lavoro creata dalla persona. Quindi fare clic su OK. Tutte le modifiche apportate dall'altra persona alla cartella di lavoro verranno visualizzate nella cartella di lavoro originale, identificate da chi le ha apportate. Puoi quindi decidere se mantenere le modifiche.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo e l'unione di cartelle di lavoro condivise, vedere "Usare una cartella di lavoro condivisa per collaborare in Excel 2016 per Windows" di Microsoft. Solo un promemoria: questa funzionalità della cartella di lavoro condivisa non è nuova in Excel 2016. È cambiato solo il modo di condividere la cartella di lavoro stessa, utilizzando il riquadro Condividi.

Trovo che le funzionalità di condivisione nella versione desktop di Excel siano estremamente kludgy, anche utilizzando la condivisione semplice. È incoraggiante che Microsoft abbia una beta di collaborazione in tempo reale in lavorazione; Sto aspettando con impazienza il giorno in cui diventerà stabile e verrà distribuito agli utenti di Excel 2016.

Quattro nuove funzionalità da verificare

I professionisti del foglio di calcolo saranno soddisfatti delle quattro nuove funzionalità integrate in Excel 2016: analisi rapida, foglio di previsione, ottieni e trasforma e mappe 3D.

Analisi rapida

Se stai cercando di analizzare i dati in un foglio di calcolo, il nuovo strumento di analisi rapida ti aiuterà. Evidenzia le celle che desideri analizzare, quindi sposta il cursore nell'angolo inferiore destro di ciò che hai evidenziato. Viene visualizzata una piccola icona di un foglio di calcolo con un fulmine. Fai clic e otterrai una varietà di strumenti per eseguire analisi istantanee dei tuoi dati. Ad esempio, puoi utilizzare lo strumento per evidenziare le celle con un valore maggiore di un numero specifico, ottenere la media numerica per le celle selezionate o creare un grafico al volo.

Foglio di previsione

Un'altra novità è che è possibile generare previsioni basate su dati storici, utilizzando la funzione Foglio previsioni. Se, ad esempio, si dispone di un foglio di lavoro che mostra le vendite di libri passate per data, il foglio di previsione può prevedere le vendite future in base a quelle passate.

Per utilizzare la funzione, è necessario lavorare in un foglio di lavoro con dati storici basati sul tempo. Posiziona il cursore in una delle celle di dati, vai alla scheda Dati sulla barra multifunzione e seleziona Foglio di previsione dal gruppo Previsione verso destra. Nella schermata che appare, puoi selezionare varie opzioni come se creare un grafico a linee oa barre e in quale data dovrebbe terminare la previsione. Fare clic sul pulsante Crea e verrà visualizzato un nuovo foglio di lavoro che mostra i dati storici e previsti e il grafico delle previsioni. (Il foglio di lavoro originale rimarrà invariato.)

Ottieni e trasforma

Questa funzionalità non è del tutto nuova in Excel. Precedentemente noto come Power Query, è stato reso disponibile come componente aggiuntivo gratuito per Excel 2013 e funzionava solo con le funzionalità di PowerPivot in Excel Professional Plus. Il software di business intelligence Power BI di Microsoft offre funzionalità simili.

Ora chiamato Get & Transform, è uno strumento di business intelligence che ti consente di inserire, combinare e modellare i dati da un'ampia varietà di origini locali e cloud. Questi includono cartelle di lavoro Excel, file CSV, SQL Server e altri database, Azure, Active Directory e molti altri. Puoi anche utilizzare dati da fonti pubbliche, inclusa Wikipedia.

Troverai gli strumenti Ottieni e trasforma insieme in un gruppo nella scheda Dati sulla barra multifunzione. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di questi strumenti, vedere "Introduzione a Get & Transform in Excel 2016 di Microsoft".

Mappe 3D

Prima di Excel 2016, Power Map era un popolare componente aggiuntivo gratuito per la visualizzazione geospaziale 3D per Excel. Ora è gratuito, integrato in Excel 2016 ed è stato rinominato Mappe 3D. Con esso, puoi tracciare informazioni geografiche e di altro tipo su un globo o una mappa 3D. Dovrai prima disporre di dati adatti per la mappatura, quindi preparare tali dati per Mappe 3D.

Questi passaggi esulano dallo scopo di questo articolo, ma ecco i consigli di Microsoft su come ottenere e preparare i dati per Mappe 3D. Dopo aver preparato correttamente i dati, apri il foglio di calcolo e seleziona Inserisci> Mappa 3D> Apri mappe 3D. Quindi fare clic su Abilita dalla casella che appare. Questo attiva la funzione Mappe 3D. Per i dettagli su come lavorare con i tuoi dati e personalizzare la tua mappa, vai al tutorial Microsoft "Inizia con mappe 3D".

Se non disponi di dati per la mappatura ma desideri solo vedere in prima persona com'è una mappa 3D, puoi scaricare dati di esempio creati da Microsoft. Lo screenshot mostrato qui è tratto dalla demo della simulazione stagionale del consumo di elettricità di Dallas Utilities di Microsoft. Dopo aver scaricato la cartella di lavoro, aprila, seleziona Inserisci> Mappa 3D> Apri mappe 3D e fai clic sulla mappa per avviarla.

Comode scorciatoie da tastiera

Se sei un fan delle scorciatoie da tastiera, buone notizie: Excel ne supporta molte. La tabella seguente evidenzia quelle più utili e altre sono elencate sul sito di Microsoft Office.

E se vuoi davvero andare fino in fondo con le scorciatoie da tastiera, scarica la nostra guida di riferimento rapido della barra multifunzione di Excel 2016, che esplora i comandi più utili su ciascuna scheda della barra multifunzione e fornisce scorciatoie da tastiera per ciascuno .

Utili scorciatoie da tastiera di Excel 2016

Fonte: Microsoft
COMBINAZIONE CHIAVE AZIONE
Navigazione nel foglio di lavoro
PgUp / PgDn Sposta una schermata su / giù
Alt-PgUp / Alt-PgDn Sposta una schermata a sinistra / destra
Ctrl-PgUp / Ctrl-PgDn Spostare una scheda del foglio di lavoro a sinistra / destra
Tasto freccia su / giù Sposta una cella su / giù
Tab Passa alla cella successiva a destra
Maiusc-Tab Spostati nella cella a sinistra
Casa Spostati all'inizio di una riga
Ctrl-Home Passa all'inizio di un foglio di lavoro
Ctrl-Fine Passa all'ultima cella che contiene dei contenuti
Ctrl-Freccia sinistra Spostati sulla parola a sinistra mentre sei in una cella
Ctrl-Freccia destra Spostati sulla parola a destra mentre sei in una cella
Ctrl-G o F5 Visualizza la finestra di dialogo Vai a
F6 Passare dal foglio di lavoro, alla barra multifunzione, al riquadro attività e ai controlli Zoom
Ctrl-F6 Se è aperto più di un foglio di lavoro, passare a quello successivo
Navigazione a nastro
Alt Visualizza i collegamenti della barra multifunzione
Alt-F Vai alla scheda File
Alt-H Vai alla scheda Home
Alt-N Vai alla scheda Inserisci
Alt-P Vai alla scheda Layout di pagina
Alt-M Vai alla scheda Formule
Alt-A Vai alla scheda Dati
Alt-R Vai alla scheda Revisione
Alt-W Vai alla scheda Visualizza
Alt-Q Posiziona il cursore nella casella Tell Me
Alt-JC Vai alla scheda Strumenti / Progettazione grafico quando il cursore si trova su un grafico
Alt-JA Vai alla scheda Strumenti / Formato grafico quando il cursore si trova su un grafico
Alt-JT Vai alla scheda Strumenti / Progettazione tabella quando il cursore si trova su una tabella
Alt-JP Vai alla scheda Strumenti immagine / Formato quando il cursore si trova su un'immagine
Alt-JI Vai alla scheda Disegna (se disponibile)
Alt-B Vai alla scheda PowerPivot (se disponibile)
Lavorare con i dati
Shift-Barra spaziatrice Seleziona una riga
Ctrl-Barra spaziatrice Seleziona una colonna
Ctrl-A o Ctrl-Maiusc-Barra spaziatrice Seleziona un intero foglio di lavoro
Tasto Maiusc-Freccia Estende la selezione di una singola cella
Shift-PgDn / Shift-PgUp Estende la selezione in basso di una schermata / in alto di una schermata
Shift-Home Estende la selezione all'inizio di una riga
Ctrl-Maiusc-Home Estendi la selezione all'inizio del foglio di lavoro
Ctrl-C Copia il contenuto della cella negli appunti
Ctrl-X Copia ed elimina il contenuto della cella
Ctrl-V Incolla dagli appunti in una cella
Ctrl-Alt-V Visualizza la finestra di dialogo Incolla speciale
accedere Termina l'inserimento dei dati in una cella e passa alla cella successiva in basso
Maiusc-Invio Termina l'inserimento dei dati in una cella e passa alla cella successiva in alto
Esc Annulla la tua immissione in una cella
Ctrl-; Inserisci la data corrente
Ctrl-Maiusc-; Inserisci l'ora corrente
Ctrl-T o Ctrl-L Visualizza la finestra di dialogo Crea tabella
Ctrl-Fine Nella barra della formula, sposta il cursore alla fine del testo
Ctrl-Maiusc-Fine Nella barra della formula, seleziona tutto il testo dal cursore alla fine.
Alt-F8 Crea, esegui, modifica o elimina una macro
Formattazione di celle e dati
Ctrl-1 Visualizza la finestra di dialogo Formato celle
Alt- ' Visualizza la finestra di dialogo Stile
Ctrl-Maiusc- & Applicare un bordo a una cella o selezione
Ctrl-Maiusc-_ Rimuovi un bordo da una cella o da una selezione
Ctrl-Maiusc- $ Applica il formato Valuta con due cifre decimali
Ctrl-Maiusc- ~ Applica il formato numero
Ctrl-Maiusc-% Applica il formato Percentuale senza cifre decimali
Ctrl-Maiusc- # Applicare il formato della data utilizzando giorno, mese e anno
Ctrl-Maiusc- @ Applicare il formato ora utilizzando l'orologio a 12 ore
Ctrl-K Inserisci un collegamento ipertestuale
Ctrl-Q Visualizza le opzioni di analisi rapida per le celle selezionate che contengono dati
Lavorare con le formule
= Inizia una formula
Alt- = Inserisci una funzione Somma automatica
Maiusc-F3 Inserisce una funzione
Ctrl-` Alterna tra la visualizzazione delle formule e dei valori delle celle
Ctrl- ' Copia e incolla la formula dalla cella sopra a quella corrente
F9 Calcola tutti i fogli di lavoro in tutte le cartelle di lavoro aperte
Maiusc-F9 Calcola il foglio di lavoro corrente
Ctrl-Maiusc-U Espandi o comprimi la barra della formula
Altre scorciatoie utili
Ctrl-N Crea una nuova cartella di lavoro
Ctrl-O Apri una cartella di lavoro
Ctrl-S Salva una cartella di lavoro
Ctrl-W Chiudi una cartella di lavoro
Ctrl-P Stampa una cartella di lavoro
Ctrl-F Visualizza la finestra di dialogo Trova e sostituisci
Ctrl-Z Annulla l'ultima azione
Ctrl-Y Ripeti l'ultima azione
Maiusc-F2 Inserisci o modifica un commento di cella
Ctrl-Maiusc-O Seleziona tutte le celle che contengono commenti
Ctrl-9 Nascondi le righe selezionate
Ctrl-Maiusc- ( Scopri le righe nascoste in una selezione
Ctrl-0 Nascondi le colonne selezionate
Ctrl-Maiusc-) Scopri le colonne nascoste in una selezione
F7 Controllo ortografico del foglio di lavoro attivo o dell'intervallo selezionato

Pronto per approfondire Excel? Consulta i nostri "11 suggerimenti di Excel per utenti esperti".

Questa storia, "Cheat sheet: The must-know Excel 2016 features" è stata originariamente pubblicata da Computerworld.