Perché l'email non ha ucciso il fax

Cinque anni fa ho scritto un articolo su come il fax si rifiuta di morire. Cinque anni sono lunghi in termini di tecnologia, ma solo poco in termini di fax. A seconda di come si definisce il punto di origine del primo metodo di distribuzione di immagini o fotografie su un cavo elettrico, il fax potrebbe risalire al 1843.

C'era un servizio di telefax in funzione tra Parigi e Lione, in Francia, nel 1865. La trasmissione di immagini su reti radio wireless è stata condotta regolarmente per tutto l'inizio del XX secolo. Il moderno facsimile come lo conosciamo è stato introdotto negli Stati Uniti nel 1964.

Di tutte le tecnologie informatiche o digitali disponibili in commercio nel 1964, probabilmente oggi non ne troverete nessuna in uno Staples, tranne il fax. Non usiamo più stampanti a matrice di punti, monitor CRT o televisori. Siamo in gran parte migrati dai telefoni fissi ai cellulari, e anche i nostri telefoni fissi sono digitali nella maggior parte dei posti in questi giorni. Le tecnologie di quell'epoca sono ormai tutti pezzi da museo, con l'eccezione lampante di questo antico sistema di trasmissione di documenti che continua come uno zombi, divorando foreste di carta e urlando a 14.400 bps con toni modem.

Questo è stato riportato in netto contrasto con me l'altro giorno, quando sono stato costretto a passare ore al telefono con diverse aziende sanitarie per chiarire un problema relativo a una trasmissione fax confusa di un rinnovo di prescrizione.

È il 2016. Posso trasmettere la televisione in diretta da un lato all'altro della Terra in HD. Posso usare l'orologio per fare telefonate, visualizzare una carta d'imbarco su un aereo e avviare la mia auto da qualsiasi luogo. Ho non meno di una dozzina di mezzi diversi per comunicare con amici, familiari e colleghi di lavoro praticamente ovunque sul pianeta, o anche in orbita.

Eppure siamo ancora fortemente dipendenti dall'antico rituale di eseguire scansioni approssimative della carta, effettuare una telefonata analogica, connettersi con un modem remoto a velocità che potrebbero scendere a 9.600 bps o inferiori e trasmettere un'immagine di quella carta, una linea alla volta, a una stampante dall'altra parte. È una follia. Siamo riusciti a sradicare le sigarette da ogni posto di lavoro negli Stati Uniti tra il 1964 e oggi, ma siamo ancora fortemente dipendenti dai nostri fax.

Ci sono alcune ragioni per questo. La prima è la legge del minimo comune denominatore. I fax sono così diffusi che se hai bisogno di inviare un documento a qualcuno in un'altra azienda, avranno senza dubbio un fax se tutto il resto fallisce. In secondo luogo, le persone credono ancora di dover firmare fisicamente i documenti che sono stati loro inviati digitalmente, quindi ridigitarli. Questo è ciò che porta le persone a stampare 12 pagine di un PDF, firmare l'ultima pagina, quindi inviare via fax l'intera cosa da qualche parte.

L'unica cosa che i fax hanno a loro favore è che forniscono una comunicazione diretta. Se un documento viene inviato via fax da un luogo a un altro, può essere accompagnato da una ricevuta immediata che attesti che è stato ricevuto. Inoltre, lo stato di avanzamento della trasmissione può essere monitorato direttamente. Infine, la sicurezza della trasmissione stessa ha almeno l'aspetto di essere solida, perché è una connessione diretta. Questo è il motivo principale per cui gli operatori sanitari continuano a utilizzare i fax per trasmettere informazioni sensibili.

Naturalmente, sarebbe molto meglio per tutte le parti coinvolte se, invece di stampare documenti Word e inviarli via fax, li inviassimo tramite posta elettronica. Perché no? Perché così tante aziende continuano a fare affidamento sul fax? Dopo tutto, la posta elettronica dovrebbe essere più sicura, più affidabile e di gran lunga migliore dei fax per la trasmissione anche delle informazioni più sensibili. Almeno, non c'è motivo tecnico che non lo sia. Siamo in grado di fornire crittografia end-to-end per la trasmissione e la ricezione di e-mail, possiamo fornire ricevute di ritorno e, sebbene sia generalmente disapprovato, possiamo anche inviare allegati di grandi dimensioni tramite e-mail.

Il fatto triste è che la posta elettronica non è mai diventata il modo sicuro per trasmettere materiali sensibili come dovrebbe essere. Dipende da noi: dopo tutto questo tempo, non abbiamo mai ricevuto l'email corretta.

Lo stato attuale delle e-mail è simile a un'asfalto pieno di buche, luccicante in alcuni punti, consumato fino alla ghiaia in altri, e disseminato di volantini e opuscoli che vendono ogni tipo di schifezza. Quando invii un'e-mail, devi essere certo che il server dall'altra parte sia configurato correttamente e protetto. Devi anche sperare che i suoi filtri antispam siano regolati correttamente o che tu sia un mittente approvato nella sua whitelist. Devi sperare che se il destinatario ha problemi di servizio, ci siano server secondari adeguati sul posto.

Se stanno utilizzando un grande provider di posta elettronica, faresti meglio a sperare di non essere in una lista nera errata che fa sì che il tuo messaggio venga silenziosamente scartato. E buona fortuna a te se qualcun altro ha utilizzato il tuo ISP o il tuo relay di posta in passato come vettore di spam o malware e di conseguenza il tuo relay è stato inserito nella lista nera.

Questa è la realtà dell'email oggi, ed è un posto brutto e scabroso. Data questa prospettiva, non è difficile capire perché alcune aziende continuano a fare affidamento sui fax. Dal loro punto di vista, la tecnologia di trasmissione dei documenti affidabile e "sicura" rimane negli anni '60.

Se mai dovessimo sbarazzarci del fax, dobbiamo correggere la posta elettronica o sviluppare standard che non siano soggetti ai capricci che hanno danneggiato la posta elettronica, ma che possono essere utilizzati da qualsiasi provider per comunicare all'interno e all'esterno del loro propria rete. In un modo o nell'altro, dobbiamo ricreare il sistema fax per il mondo moderno, perché il sistema fax del 1964 è molto più che obsoleto: è vergognoso.